Individuell und einzigartig

Unsere Veranstaltungen sind einzigartig, denn wir planen jede individuell.
Was unsere Events und Konzepte gemein haben, ist unser strategisches und strukturiertes Vorgehen. Somit können wir alle notwendigen Elemente optimal verknüpfen. Nur so ist es möglich, unseren Kunden zeitgemäße, innovative und originelle Konzepte zu präsentieren, die fundiert und durchdacht sind.
Dabei steht für uns der individuelle und maßgeschneiderte Lösungsansatz im Vordergrund – jeweils angepasst an die Wünsche, das Budget und die Ziele unserer Kunden.
Dabei arbeiten wir unter anderem mit Servicepauschalen. Wir berechnen unsere Dienstleistung separat und beziehen unser Honorar nicht über Provisionen. Wir schlagen auch nichts auf die Preise der Dienstleister und Lieferanten auf. Sie bekommen stets die originalen Angebote der Anbieter. Damit haben Sie absolute Kostentransparenz.

 

In 6 Phasen zum erfolgreichen Event

Unser Vorgehen gliedert sich in sechs Phasen. Diese werden immer von einer ausgiebigen rundum Kommunikation und Feedbackkultur begleitet.

 

1. Bedarf analysieren

Um für Sie ein maßgeschneidertes Konzept im Sinne unserer Philosophie zu entwickeln, setzen wir uns intensiv mit Ihren Wünschen, Werten und Zielen auseinander. Wir beginnen unsere Zusammenarbeit mit einem persönlichen Kennenlerntermin. Hierbei ist es uns wichtig, Ihr Unternehmen mit Ihren Leistungen, Visionen und Zielen kennen zu lernen, sodass wir in Ihre Philosophie und gleichermaßen Ihre Unternehmenskultur einsteigen können.

Dabei gehen wir vor allem auf folgende Punkte ein:

  • Welche Vorstellungen haben Sie (bereits) von der bevorstehenden Veranstaltung?
  • Was erwarten Sie vom geplanten Event?
  • Welche Ziele verfolgen Sie damit (Imagebildung, Profilbildung, Kundenbindung, Mitarbeitermotivation, Information etc.)?
  • Haben Sie bereits konkrete Eckdaten?
  • Welche Corporate-Identity und Corporate-Communication Faktoren müssen wir beachten?
  • Wie sieht die Zielgruppe aus?
  • Welches Budget steht zur Verfügung?

Um an bisherige Events anzuknüpfen und negative Dopplungen zu vermeiden, gehen wir bei der Bedarfsanalyse auch auf Ihre bisherigen Events ein.

 

2. Konzept entwickeln

In dieser Phase zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten die von Ihnen gesetzten Parameter umzusetzen.
Ausgehend von der vorherigen Analyse, Zielgruppendefinition, Zielsetzung sowie den von Ihnen gesetzten Eckdaten entwickeln wir auf Basis unseres Know-hows, unserer Kontakte und unserer Erfahrung mit viel Kreativität und Leidenschaft unterschiedliche Gesamtideen. Diese skizzieren und präsentieren wir Ihnen in groben Konzeptvorschlägen d.h. noch ohne konkrete Angebote der Lieferanten und Dienstleister.

Hierbei ist unser Hauptziel, die ausgearbeiteten Kriterien in optimaler Weise effizient und vor allem effektiv miteinander zu verknüpfen, um die von Ihnen gesetzten Ziele nachhaltig zu erreichen.

Wir zeigen Ihnen in dieser Phase Möglichkeiten auf, wie und in welchem Rahmen wir Ihre Botschaften transportieren und visualisieren und Ihre Ziele umsetzten können.

Vor allem spielen hierbei die von uns aufgestellten groben Kostenkalkulationen eine entscheidende Rolle. Darin erfassen und schätzen wir alle notwendigen Kosten und helfen Ihnen, Ihr Budget genauer festzulegen.

Die abschließenden Überlegungen und Abwägungen dieser Phase sind wegweisend für die weitere Zusammenarbeit und Vorstufe der darauffolgenden konkreten Konzeptausarbeitung bzw. Organisation.

 

3. Konzept ausarbeiten und organisieren

In dieser Phase planen wir Ihren Event Schritt für Schritt – strukturiert und strategisch.

Ihr Event nimmt in dieser Phase der Konzeptausarbeitung immer mehr Gestalt an. Wir arbeiten dafür jedoch nicht strikt eine zuvor festgelegte Grundidee nach dem Schema F aus. Vielmehr erarbeiten wir Ihnen für jeden Bereich unterschiedliche Angebote, die Ihnen helfen, Ihre Ziele umzusetzen und achten dabei auf die Fülle an Eventualitäten.

Entscheidend ist in dieser Phase der transparente Vergleich verschiedener Anbieter und das Aufführen der Vielfalt an Möglichkeiten. Dabei ist die permanente Budgetkontrolle für uns selbstverständlich.

Bevor wir das ausgearbeitete Konzept in der darauffolgenden Phase konkret umsetzten, endet die Phase der Konzeptausarbeitung mit Ihrer finalen Wahl aller Elemente des Konzeptes und somit der beteiligten Lieferanten und Dienstleister.

 

4. Umsetzung

In dieser Phase setzen wir alle vorher getroffenen Entscheidungen um. Dafür verhandeln wir mit allen Beteiligten die konkreten Inhalte. Eventualitäten werden detailliert mit einbezogen und Absprachen werden in Form von Verträgen bzw. detaillierten Angeboten zusammengefasst.

Ebenso finden Detailabsprachen mit Lieferanten und Dienstleistern statt und alle Eventelemente werden passgenau aufeinander abgestimmt.

Am Ende dieser Phase führen wir alle Komponenten und Dienstleister zusammen und buchen alle Details für Sie fest. Außerdem erstellen wir für alle Beteiligten detaillierte Regie- und Ablaufpläne.

 

5. Event durchführen

In dieser Phase realisieren wir gemeinsam mit den von Ihnen ausgewählten Dienstleistern Ihre Veranstaltung – inklusive aller alle Auf- und Abbauarbeiten.

Zu den anfallenden Aufgaben zählen unter anderem:

  • Finale Briefings aller Lieferanten und Dienstleister
  • Gästemanagement / VIP Betreuung / Teilnehmerhandling
  • Künstlermanagement
  • Gesamtkoordination
  • Qualitätsüberwachung

Wir überwachen und kontrollieren die Einsatzzeiten und Ablaufpläne und reagieren auf unvorhergesehene Ereignisse – schnell und flexibel.

 

6. Nachbereitung des Events

Neben den klassischen Feedbackgesprächen und De-Briefings mit Ihnen und Dienstleistern findet in dieser letzten Phase vor allem ein fundiertes Projektcontrolling statt.
Dafür stellen wir ausgiebige Soll-ist-Vergleiche angestellt und prüfen Rechnungen. Gegebenenfalls werden Verbesserungsvorschläge für zukünftige Events abgeleitet.
Dazu gehören ebenfalls die Erfolgskontrolle von gesetzten Zielen sowie individuelle Danksagungen.