Ablauf einer Zusammenarbeit
Gerne möchten wir erläutern, was Fullservice im Zusammenhang mit unserer Dienstleistung bedeutet.
Bei einem sogenannten Fullservice handelt es sich um mehrere Teilleistungen, die -individuell auf Sie abgestimmt- zu einem Packet geschnürt werden und mit einer Servicepauschale abgegolten werden.
In der Regel umfasst ein Fullservice mindestens die Organisation einer Lokalität, von Essen und Getränken, Musik sowie Dekoration. Selbstverständlich können auch weitere Leistungen ergänzt werden (z.B. Planung von Licht- und Tontechnik, die Vermittlung von Foto- und Videografen, Künstlern, Transfer der Gäste, Einladungen etc.).
In der Pauschale sind alle Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern von unserem Büro aus, das Erstellen und Aufarbeiten von Angeboten, Kostenaufstellungen und Zusammenfassungen, ausführliche (Beratungs-) Telefonate und E-Mails mit Ihnen sowie Grundgebühren für Porto und Telekommunikation etc. enthalten.
Termine
Gemeinsame Termine (z.B. bei uns im Büro, in der gewählten Lokalität, bei Ihnen im Büro bzw. bei Lieferanten und Dienstleistern) können entweder in das Fullservice-Paket integriert werden oder bei Bedarf mit einem extra Stundensatz (auch nachträglich) dazu gebucht werden. Die Kosten hierfür werden im ersten Vertrag festgelegt. Selbiges gilt für die Veranstaltungskoordination.
Dokumentation
Sie erhalten regelmäßig eine aktuelle, schriftliche Zusammenfassung sowie eine aktuelle und detaillierte Kostenaufstellung.
Bei der schriftlichen Zusammenfassung handelt es sich um eine Sammlung aller aktuellen Angebote und bisherigen Entscheidungen. Sie gibt also jeweils den aktuellen Stand der Organisation wieder. Noch offene Elemente sowie noch ausstehende Entscheidungen werden darin gesondert vermerkt.
In der Kostenaufstellung werden alle anfallenden Kosten der Veranstaltung aufgeführt. Noch nicht konkretisierte Ausgaben werden hierbei als Schätzungen eingetragen, sodass Sie stets einen bestmöglichen Überblick über die Gesamtkosten Ihrer Veranstaltung haben und wissen, was finanziell auf Sie zukommt.
Folglich sind die Kostenaufstellungen ebenfalls eine Zusammenfassung aller Elemente – reduziert auf die Kosten. Sie erleichtern den Vergleich zwischen verschiedenen Anbietern, da in der Angebotsphase jeweils eine Variante pro Angebot angefertigt wird (z.B. Kostenaufstellung mit Caterer A und nochmal mit Caterer B). Demgemäß können Sie bei der Entscheidungsfindung für oder gegen ein Angebot unterstützen.
Ablauf ab Buchung
Bei einem Fullservice wird für gewöhnlich als erstes die Lokalität gesucht. Sobald Sie sich final für eine Lokalität entschieden haben, gehen wir Schritt für Schritt die Organisation und Buchung aller weiteren Dienstleister und Lieferanten an. Wie oben ausgeführt, bekommen Sie für jeden Teilbereich in der Regel diverse Angebote aufgearbeitet, vorgestellt und verglichen. Es wird erst gebucht, wenn Sie sich nach reiflicher Überlegung final für ein Angebot entschieden haben. Bei der Entscheidung beraten wir Sie natürlich ausführlich.