Betreuung vor Ort
Gerne betreuen wir Sie solange und so viel Sie möchten am Tag Ihres Festes bzw. an entsprechenden Auf- und Abbautagen.
Als Veranstaltungskoordinator beginnt unsere Tätigkeit kurz vor den ersten Aufbauarbeiten und endet, sobald alle Abbauarbeiten abgeschlossen sind und die diversen Dienstleister das Gelände verlassen haben.
Selbstverständlich koordinieren wir auf Wunsch auch nur den Aufbau für Sie und ziehen uns zurück, sobald alles gut vorbereitet ist und Sie und Ihre ersten Gäste eintreffen.
Viele unserer Kunden wählen eine Lösung, bei der wir so lange bleiben bis die Koordination aller Teilbereiche und Dienstleister abgeschlossen ist und „nur noch gefeiert“ wird.
Diese Betreuung wird mit einem Stundensatz oder einem pauschalen Tagessatz abgegolten.
Aufgaben und Vorteile eines Eventkoordinators
Einfach gesagt ist ein Veranstaltungskoordinator eine Art Sicherheitsnetz und gleichermaßen ein Projektleiter. Er ist fester Ansprechpartner für alle Beteiligten. Er sorgt dafür, dass alle Aktionen koordiniert ablaufen und Absprachen eingehalten werden.
Damit trägt er einen großen Teil der Verantwortung für das Gelingen der Veranstaltung. Bei ihm laufen nicht nur alle Fäden der Veranstaltung zusammen. Er behält die Projektübersicht und kann sofort eingreifen falls etwas nicht läuft wie geplant.
Während Sie noch einen Teil Ihres Events genießen bzw. sich ganz Ihren Gäste widmen, koordiniert er bereits den nächsten Schritt, damit alles reibungslos klappt.
Gerade weil der Koordinator nicht unmittelbar im Geschehen ist, sondern eine beobachtende und kontrollierende Rolle von außen wahrnimmt, kann er potenzielle Störungen des Ablaufes durch frühzeitiges Eingreifen verhindern bzw. im Notfall schnell reagieren, ohne dass der Ablauf gestört wird oder ein wichtiger Ansprechpartner bei den Gästen fehlt.
Falls dennoch etwas Unvorhergesehenes geschieht – nicht zuletzt gibt es bei jeder Veranstaltung Faktoren, die niemand beeinflussen kann – wird der Koordinator rechtzeitig eingreifen und sich um die Lösung des Problems kümmern – meist ohne dass Sie bzw. Ihre Gäste etwas davon mitbekommen.
In der Regel ist der Veranstaltungskoordinator der Erste der kommt und der Letzte der geht.
Die Wahl bezüglich der Notwendigkeit und Länge des Einsatzes eines Koordinators ist davon abhängig, wie sehr Sie als Kunde oder gleichermaßen Ihre eigenen Mitarbeiter im Falle des Falles einspringen können und wollen.
Je nach Größe des Events wird der Veranstaltungskoordinator häufig von einem oder mehreren unserer kompetenten Mitarbeitern unterstützt.